Na maioria das configurações de escritório, há uma unidade
compartilhada em que as equipes podem armazenar arquivos comuns para
todos usarem. O compartilhamento de documentos podem levar a maiores
eficiência e colaboração, mas também pode se tornar uma dor de cabeça,
quando vários usuários estiverem acessando e adaptando o mesmo conteúdo –
especialmente quando se trata do Microsoft® Excel®.
Com isso em mente, eis algumas dicas novas para usar o Excel e deixar a colaboração no escritório mais suave e inteligente.
Compartilhar pastas de trabalho
Se você compartilha documentos, este aviso pode ser familiar para você: “O documento [nome do arquivo] está bloqueado para edição por outro usuário.”
Ele aparece porque alguém já está com o arquivo aberto. Mas, às vezes, você precisa que vários usuários editem um arquivo de uma vez só. Manter apenas uma pasta de trabalho pode resultar em menos confusão e em uma versão atualizada e facilmente acessível do arquivo para todos os usuários.
Para habilitar uma pasta de trabalho compartilhada, faça o seguinte:
Controlar alterações
Você também pode controlar as alterações em uma pasta de trabalho compartilhada, para ver o que outras pessoas fizeram com ela.
Para ativar o controle de alterações em uma pasta de trabalho:
Alguns recursos não incluídos
É muito importante notar que o Excel automaticamente desativa alguns recursos nas pastas de trabalho compartilhadas. Isso é feito para simplificar a pasta de trabalho e evitar confusões, já que várias pessoas podem estar trabalhando no arquivo ao mesmo tempo. Por exemplo, as pastas de trabalho compartilhadas não permitem mesclar células, aplicar formatação condicional ou inserir imagens ou gráficos – e algumas alterações de formatação não são controladas pelo recurso Controlar Alterações.
Se você for o proprietário de uma pasta de trabalho compartilhada, poderá gerenciá-la, removendo os usuários da pasta de trabalho compartilhada e resolver conflitos em alterações. E, quando todas as alterações tiverem sido feitas, você poderá parar de compartilhar a pasta de trabalho.
Comparar e mesclar pastas de trabalho
Quando for hora de verificar as atualizações feitas por outros usuários e compilar a versão final do documento, o proprietário da pasta de trabalho pode comparar e mesclar pastas de trabalho, usando o comando de mesmo nome. Esse comando não está disponível com outros comandos de pasta de trabalho compartilhada, na guia Revisão do grupo Alterações, mas você pode adicioná-lo à Barra de Ferramentas da Faixa.
Para obter o botão “comparar e mesclar pastas de trabalho”, faça o seguinte:
Lembre-se: você só pode mesclar uma pasta de trabalho compartilhada a cópias realizadas a partir da mesma pasta de trabalho compartilhada.
Compartilhamento para produtividade e lucro
Compartilhar uma pasta de trabalho pode parecer um transtorno, mas com alguns preparativos iniciais você pode facilitar as coisas e evitar problemas para você e sua equipe na hora de consolidar e finalizar uma pasta de trabalho. Além disso, com um uso inteligente do recurso de controle de alterações, você pode garantir que nada passe em branco pelo seu processo de revisão.
Com essas dicas, é fácil assegurar uma colaboração rápida e consistente com documentos do Excel para qualquer equipe de escritório.
*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows), mas outras versões do Excel oferecem funcionalidades idênticas ou parecidas (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e Excel são marcas comerciais registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países.
Com isso em mente, eis algumas dicas novas para usar o Excel e deixar a colaboração no escritório mais suave e inteligente.
Compartilhar pastas de trabalho
Se você compartilha documentos, este aviso pode ser familiar para você: “O documento [nome do arquivo] está bloqueado para edição por outro usuário.”
Ele aparece porque alguém já está com o arquivo aberto. Mas, às vezes, você precisa que vários usuários editem um arquivo de uma vez só. Manter apenas uma pasta de trabalho pode resultar em menos confusão e em uma versão atualizada e facilmente acessível do arquivo para todos os usuários.
Para habilitar uma pasta de trabalho compartilhada, faça o seguinte:
- Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em Compartilhar Pasta de Trabalho.
- Na guia Edição, selecione Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo. Permite também mesclar a pasta de trabalho.
- Na guia Avançadas, marque as opções que você deseja usar para monitorar e atualizar alterações e clique em OK.
- Execute uma das seguintes ações:
- Se esta for uma nova pasta de trabalho, digite um nome na caixa Nome do arquivo.
- Se for uma pasta de trabalho existente, clique em OK, para salvar a pasta de trabalho, clique na guia Arquivo e em Salvar como.
Controlar alterações
Você também pode controlar as alterações em uma pasta de trabalho compartilhada, para ver o que outras pessoas fizeram com ela.
Para ativar o controle de alterações em uma pasta de trabalho:
- Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em Compartilhar Pasta de Trabalho.
Na guia Edição, selecione "Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo". - Clique na guia Avançadas.
- Em Controlar alterações, clique em "Manter histórico de alterações por" e, na caixa de dias, digite o número de dias de histórico de alterações que você deseja manter.
- Clique em OK e, se você for solicitado a salvar a pasta de trabalho, clique em OK.
- No menu Ferramentas, aponte para Controlar alterações e clique em Realçar alterações.
Alguns recursos não incluídos
É muito importante notar que o Excel automaticamente desativa alguns recursos nas pastas de trabalho compartilhadas. Isso é feito para simplificar a pasta de trabalho e evitar confusões, já que várias pessoas podem estar trabalhando no arquivo ao mesmo tempo. Por exemplo, as pastas de trabalho compartilhadas não permitem mesclar células, aplicar formatação condicional ou inserir imagens ou gráficos – e algumas alterações de formatação não são controladas pelo recurso Controlar Alterações.
Se você for o proprietário de uma pasta de trabalho compartilhada, poderá gerenciá-la, removendo os usuários da pasta de trabalho compartilhada e resolver conflitos em alterações. E, quando todas as alterações tiverem sido feitas, você poderá parar de compartilhar a pasta de trabalho.
Comparar e mesclar pastas de trabalho
Quando for hora de verificar as atualizações feitas por outros usuários e compilar a versão final do documento, o proprietário da pasta de trabalho pode comparar e mesclar pastas de trabalho, usando o comando de mesmo nome. Esse comando não está disponível com outros comandos de pasta de trabalho compartilhada, na guia Revisão do grupo Alterações, mas você pode adicioná-lo à Barra de Ferramentas da Faixa.
Para obter o botão “comparar e mesclar pastas de trabalho”, faça o seguinte:
- Clique na guia Arquivo e em Opções do Excel.
- Em Personalizar Faixa de Opções, na lista Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos.
- Nessa lista, clique em Comparar e mesclar pastas de trabalho, clique em Adicionar e em OK.
* Os comandos também podem ser adicionados aos grupos personalizados, de modo que você precisará criar pelo menos um deles, em algum lugar, para prosseguir. Primeiro, você precisa adicionar um grupo personalizado a uma guia padrão ou a uma guia nova, personalizada. - Abra a cópia da pasta de trabalho compartilhada na qual você deseja mesclar as alterações.
- Na Barra de Ferramentas da Faixa, clique em Comparar e mesclar pastas de trabalho.
- Se solicitado, salve a pasta de trabalho.
- Na caixa de diálogo "Selecionar arquivos para mesclar na pasta de trabalho atual", clique em uma cópia da pasta de trabalho que contém as alterações que você deseja mesclar e clique em OK.
Lembre-se: você só pode mesclar uma pasta de trabalho compartilhada a cópias realizadas a partir da mesma pasta de trabalho compartilhada.
Compartilhamento para produtividade e lucro
Compartilhar uma pasta de trabalho pode parecer um transtorno, mas com alguns preparativos iniciais você pode facilitar as coisas e evitar problemas para você e sua equipe na hora de consolidar e finalizar uma pasta de trabalho. Além disso, com um uso inteligente do recurso de controle de alterações, você pode garantir que nada passe em branco pelo seu processo de revisão.
Com essas dicas, é fácil assegurar uma colaboração rápida e consistente com documentos do Excel para qualquer equipe de escritório.
*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows), mas outras versões do Excel oferecem funcionalidades idênticas ou parecidas (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e Excel são marcas comerciais registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países.
