Três dicas secretas para o Excel

Fonte: HP - Tecnologia @ Negócios


As pessoas no escritório conhecem você como um cara muito bacana: calmo, amigável e sempre pronto para ajudar no que for preciso. Mas tudo isso pode mudar quando o novo cara do gerenciamento entrar em plena sexta-feira à tarde com algumas tarefas "fáceis" relacionadas àquele documento do Microsoft® Excel® no qual ele estava trabalhando.

Primeiro de tudo, ele quer remover todas as imagens de uma coluna, para que fiquem somente os dados "reais". Ah! E além disso, você terá de inserir uma nova coluna, que vincula os valores à misteriosa coluna "X", e manter o formato dessa coluna. Você já deve saber que essa é provavelmente alguma piada do RH, porque quem inventaria a ideia de nomear uma coluna de Excel de X? Para piorar, ele quer que você corresponda o nome das pessoas na planilha com o departamento ao qual estão associadas.

Antes de ir embora, ele diz que precisa de tudo pronto no final do dia, todas as 10.000 linhas.
Então, antes de se descontrolar de raiva no teclado, vamos tentar e ver o que o Excel tem para ajudar você com esse sofrimento de editar manualmente cada linha. Abaixo, há três dicas secretas do Excel que podem salvar sua sanidade.

Dica 1: Como remover todas as imagens

Quando se trata de imagens no Excel, existe uma regra simples: Não utilize imagens! Elas dão dores de cabeça além da imaginação e reduzem sua expectativa de vida em 29%.

O motivo pelo qual tenho essa regra é que as imagens não são classificáveis, elas incham o tamanho do arquivo, e basicamente você precisa editar cada uma delas para ter o que precisa, e se você quiser se livrar delas, você terá de se desdobrar.

Mas às vezes ficamos nessa situação infeliz descrita acima e temos de lidar com as imagens em Excel. Em sua defesa, alguns poucos desenvolvedores inteligentes na Microsoft se importam sim com sua saúde e implementaram um recurso engenhoso para excluir todas as imagens de uma só vez.

Digamos que sua planilha seja parecida com esta:


Etapa 1: Pressione a tecla F5 para abrir a caixa de diálogo "Ir para" no Excel.
Etapa 2: Clique no botão “Especial” para acessar as opções da caixa de diálogo.
Etapa 3: Clique no botão de opção “Objetos” e em “OK”.


Etapa 4: Agora todas as imagens devem estar selecionadas na planilha atual, conforme a imagem abaixo.


Etapa 5: Pressione a tecla Delete para excluir todas elas.

Embora este seja um recurso ótimo para economizar tempo, esteja ciente de que você selecionou “Todos os Objetos”, que significa todas as imagens, gráficos, etc. Se sua planilha apresenta tais objetos, é melhor remover a seleção delas manualmente antes de pressionar a tecla "Delete". Caso contrário, elas ficam perdidas no vácuo, e você precisa confiar nos mal-humorados companheiros Ctrl-Z, também conhecidos como "comando desfazer", que podem ou não dar uma mãozinha. Depende muito da ação que você executou no intermédio.

Agora que consegui resolver o problema da imagem com facilidade, vamos dar uma olhada na misteriosa coluna "X" que você precisa dobrar.

Dica 2: Usar colar especial

Deixe-me apresentar a poderosa função colar especial. Esse recurso está tão recheado de opções que ajudam você a manusear dados em seu cache de Excel, que ele pode se tornar seu melhor amigo e sua arma secreta na batalha pela sanidade ao lidar com planilhas gigantes em Excel.

O Excel proporciona uma maneira bem simples de colar links e manter o formato da coluna copiada. Saiba como:

Etapa 1: Marque as células na coluna “X” e copie-as usando Ctrl-C
Etapa 2: Agora selecione uma coluna vazia, no nosso caso “D2” e pressione o botão direito do mouse.


Etapa 3: Em seguida, marque a primeira célula (no nosso caso C2) e pressione o botão direito do mouse.
O menu Colar Especial surge, como abaixo:



Etapa 4: Clique em "Colar vínculo".

Pronto! O conteúdo das células da coluna X agora está vinculado às células que começam em "D2". Assim como acontece com os vínculos, quando você inserir alguma coisa em, por exemplo, "B3", o conteúdo da célula "D3" vinculado também será atualizado, tornando fácil manter consistência entre as colunas automaticamente.

A coluna “X” ainda deve estar marcada, o que significa que temos os dados em cache na memória.

Novamente, selecione a célula “D2” e pressione o botão direito do mouse, depois selecione o menu colar especial.
Agora selecione o botão de opção “Formatos” e pressione OK.


Com isso, a nova coluna deve ficar parecida com a original e você se livrou de várias dores de cabeça e aspirinas.


Como disse, colar especial tem outros inúmeros comandos úteis, que descreverei em alguns dos próximos artigos. Nesse meio tempo, tente você mesmo ver que tipo de mágica ele pode fazer.

Dica 3: Fórmula PROCV

Com dois de três obstáculos vencidos e sua pressão sanguínea quase de volta ao normal, a probabilidade de um fim de semana antecipado acabou de decolar para 74%. Parabéns! Agora você precisa enfrentar apenas o último obstáculo: a função ProcV.

Em geral, o ProcV se torna um amigo legal assim que você o conhece, mas como acontece com as outras coisas na vida, você precisa aprender a lidar com os atributos obscuros. Ah! E caso você esteja se perguntando o que o V de "ProcV" significa, ele significa "Vertical". E como você pode supor, no Excel existe também um ProcH, que significa "horizontal".
Eis as instruções para usá-lo em seu favor.

Etapa 1: No exemplo acima, seus amigos do RH incluíram os nomes e os departamentos associados em outra planilha do Excel com nomes de colunas "reais, como abaixo:


Etapa 2: Insira a célula em C2 e insira a fórmula =PROCV(A2;Admin!A:B;2;0)


Etapa 3: Se tudo der certo, você verá o nome do departamento "Serviços" nessa célula.
Mas dar a fórmula para você sem explicar o que ela faz é como trair você. Mas, olhe bem, você está no caminho certo para seu verdadeiramente merecido fim de semana, e ninguém poderá lhe deter. Mas se você quer mesmo saber, a descrição da fórmula PROCV é:

=PROCV(procurar_valor, tabela_matriz, coluna_índice_número, intervalo_procurar)

Tudo bem, mas o que isso significa realmente? Bem, traduzido para o português seria algo assim:
PROCV (encontre esse valor, nessa tabela, retorne o valor na coluna x da tabela, mas retorne um resultado somente se o valor for exatamente correspondente)

1. procurar_valor: Que valor você quer procurar? No meu exemplo, o nome do usuário está em A2 e é necessário encontrar o nome do departamento na planilha admin que está em B2.
2. tabela_matriz: De onde obtemos nossos dados? Nesse caso, está na planilha Admin. O intervalo dos nossos dados está entre as colunas A e B.
3. coluna_índice_número: Que coluna possui o valor que você deseja que retorne? Nesse exemplo, os nomes dos departamentos estão na segunda coluna da tabela de pesquisa.
4. [intervalo_procurar]: Se nós queremos uma correspondência exata, escolhemos 0 ou FALSO e se desejamos um valor aproximado, escolhemos 1 ou VERDADEIRO. Isso é um pouco confuso, então deixe-me explicar resumidamente: "mas retorna um resultado somente se o valor for exatamente correspondente", isso significa que dizemos ao Excel que queremos que os dados retornem somente se eles atenderem exatamente aos nossos critérios. Nesse caso, encontre “Richardson” em nossa tabela de nome de departamento, e se não for possível encontrar exatamente o que pedi, retorne um erro. O erro exibido será #N/D.
5. Mas se dissemos ao Excel que tudo bem, que não é necessário encontrar a correspondência exata, ele retornaria o próximo melhor resultado, o que significa que se “Richardson” não estivesse em nossa tabela, o Excel retornaria o próximo melhor resultado. Isso pode ser bastante útil, mas por enquanto vamos ficar com a correspondência exata.

Portanto, com a última dificuldade fora do caminho, você pode enviar o seu trabalho para o seu colega do gerenciamento (depois disso, ele vai ser seu melhor amigo), desligar o computador e ir embora do escritório com um sorriso, porque você conseguiu ficar calmo e fazer um ótimo trabalho.

Tudo graças a algumas dicas espertas sobre como dominar o Microsoft Excel.

*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows), mas outras versões do Excel oferecem funcionalidades idênticas ou parecidas (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e Excel são marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países.

Migração para o Windows 8

Fonte: HP - Tecnologia @ Negócios


Sempre que um sistema operacional novo é instalado, ocorre uma pausa coletiva. Será que vou ter que reaprender completamente a interagir com meu computador? Será que ele vai deixar de ter tudo o que eu gosto no meu sistema operacional atual e substituir por algo novo?

Felizmente, para os usuários que vão fazer a migração do Windows® 7 para o Windows 8, a resposta a ambas as perguntas é “não”. Mas, para as empresas que ainda estão usando o Windows XP — e são muitas — a transição vai exigir alguma adaptação.

Por que tanta agitação?
No fundo, o que o Windows 8 faz é abraçar a mudança para a tecnologia de toque. Os atalhos de mouse e teclado estão sendo rapidamente substituídos por uma tela de toque e aplicativos. Os dois cliques e o movimento de clicar e arrastar ainda continuam, mas vai chegar a hora em que passar o dedo, juntar os dedos e tocar serão movimentos universais.

Parece assustador? Mas não é, não. Sim, o Windows 8 aproveita os recursos da tela de toque e apresenta uma interface totalmente diferente, mas não descarta totalmente o jeito antigo de fazer as coisas. Aprender a usar um novo programa ou sistema leva tempo, e o Windows 8 não é diferente nesse aspecto, mas pode ter certeza de que você não vai ter que começar do zero.

Sai o antigo, entra o novo
Muitas empresas só fizeram a migração para o Windows 7 recentemente e, na realidade, vão passar mais dois a cinco anos até resolverem atualizar os PCs. Isso sem falar que muitas empresas estão bem satisfeitas com o Windows 7.

Além disso, o Windows 7 estará disponível para compra por pelo menos mais dois anos, e terá suporte da Microsoft até janeiro de 2020. Assim fica maior ainda o desafio de tentar convencer os departamentos de TI a mudar o sistema operacional.

Mais do que uma simples atualização
Diz a sabedoria popular: melhor não mexer em time que está ganhando. Certo? Não necessariamente. É importante ressaltar que o Windows 8 não se trata simplesmente de uma atualização do sistema operacional; é um jeito diferente — e melhor — de fazer negócio. À medida que cada vez mais pessoas levam o trabalho na estrada junto com elas, elas precisam de um sistema operacional que funcione tão bem no desktop quanto no dispositivo móvel.

Se existe um momento para abraçar (e incentivar) os hábitos do trabalho móvel, este momento é agora. Não se trata de dizer que as pessoas não podem fazer o trabalho móvel com o Windows 7 ou com sistemas operacionais anteriores; mas no Windows 8 elas poderão dispor de mais recursos móveis.

Proteção contra crimes cibernéticos

Fonte: HP - Tecnologia @ Negócios


O Estudo sobre o Custo dos Crimes Cibernéticos em 2012, conduzido pelo Ponemon Institute e patrocinado pela HP, constatou que a ocorrência de ataques cibernéticos mais do que dobrou em um período de três anos – enquanto o impacto financeiro aumentou em quase 40 por cento.

O estudo revelou que o custo anual de crimes cibernéticos (usando uma amostra referencial de mercado com empresas americanas) foi enorme: 8,9 milhões de dólares, um aumento de 6% em relação ao custo médio relatado em 2011, e um aumento de 38% em relação a 2010. O estudo de 2012 também constatou um aumento de 42% no número de ataques cibernéticos, com uma média de 102 ataques bem-sucedidos por semana (comparado com 72 por semana em 2011, e 50 por semana em 2010).

São números significativos para qualquer empresa, mas particularmente perturbadores para pequenas empresas, as quais simplesmente não têm condições de arcar com as despesas, o tempo e a energia despendidos para responder e solucionar esses ataques. O estabelecimento de protocolos avançados de segurança é a melhor maneira de ajudar a combater esses ataques, mas os protocolos podem ser caros para pequenas empresas com orçamentos menores para implementação.

Ajuda para PMEs

Sendo assim, o que uma empresa pequena pode fazer? A FCC (Comissão Federal de Comunicação dos EUA) elaborou um ótimo guia de planejamento cibernético especialmente dirigido a pequenas empresas, com dicas de especialistas sobre o que as pequenas empresas podem fazer para combater esses ataques. Temos aqui um resumo para ajudar a manter sua empresa segura.

Conheça o que você tem

Antes de ter condições de proteger sua empresa, você precisa de uma lista completa do que deseja proteger. Primeiro, considere os tipos de dados que você tem na empresa: alguns são naturalmente mais sigilosos e valiosos que outros. Seus dados podem incluir dados de clientes, como registros de contas, informações financeiras/transacionais, informações de contato, histórico de compras etc., e informações de funcionários, como arquivos de folha de pagamento, informações de depósito direto, números da previdência social e outras informações pessoais.

Em seguida, pense em como seus dados estão sendo protegidos no momento. O guia da FCC afirma que é comum os especialistas em segurança dizerem que o maior risco para os dados é quando eles estão em movimento. Pense nisso. Se todas as informações comerciais ficassem em um único computador ou servidor não conectado à internet e essas informações nunca saíssem de lá, seria fácil gerenciá-las.

Mas todos sabemos que não se trata de uma expectativa realista. Para que os dados tenham valor, eles devem ser usados – e isso significa movimentá-los. Todas as PMEs deveriam dispor de diretrizes padrão sobre como cada tipo de dado deve ser tratado e protegido, de acordo com o local onde está e quem está usando esses dados.

A essa altura, é importante pensar em quem tem acesso a seus dados e por quê. Afinal de contas, nem todo mundo precisa saber de tudo. Atribua direitos de acesso a seus dados conforme a necessidade, e decida como essas informações serão gerenciadas. Depois de identificar seus dados, mantenha um registro da localização deles e movimente-os conforme a necessidade para garantir que estejam em segurança.

Proteja sua privacidade

A privacidade é importante para o sucesso dos negócios e dos clientes. Defina uma política de privacidade abrangente sobre as informações coletadas e o que fazer com elas, e publique essa política no seu site para que seus clientes e parceiros vejam.

A política deve tratar de dados como informações de identificação pessoal (PIL); pessoa; informações de saúde; e informações do cliente. Precisa de orientação? O Better Business Bureau oferece às PMEs um kit de ferramentas de privacidade nos negócios que pode ser gratuitamente baixado e usado.

Proteja os dados coletados

Os dados coletados no seu site – desde informações pessoais até históricos de transações e pagamentos – devem ser protegidos, quer você seja dono dos servidores, quer seu site seja hospedado utilizando serviços de terceiros. A melhor maneira de fazer isso é criando camadas de segurança que incluam senhas e criptografia. As senhas têm que ser aleatórias, complexas e longas (pelo menos 10 caracteres), modificadas com frequência e guardadas em sigilo.

A criptografia tem preço acessível, é fácil de usar e muito eficiente para proteção de dados – e alguns softwares de criptografia são gratuitos. Você pode usá-la para proteger um disco rígido inteiro, uma pasta específica em uma unidade, ou um documento. Só use métodos de criptografia de dados com certificação FIPS (Padrão Federal de Processamento de Informações) e compatíveis com protocolos de segurança do governo federal.

Prepare-se para o pior

Acima de tudo, não se iluda com a falsa sensação de segurança, achando que a sua pequena empresa está imune a ataques cibernéticos. Em 2010, o Serviço Secreto Americano e a unidade de análise forense da Verizon Communications Inc. responderam a 761 violações de dados. Dessas, 482, ou 63%, ocorreram em empresas com 100 funcionários ou menos. E, em 2011, a Visa estimou que cerca de 95% das violações de dados em cartões de crédito descobertas acontecem com clientes de empresas menores.

Para obter mais informações e ter uma visão mais abrangente sobre o que sua empresa pode fazer para se proteger, a Online Trust Alliance oferece um guia completo de preparo contra violações de dados, e a Federal Trade Commission também oferece um guia. Vale a pena dar uma olhada nos dois para ajudar sua empresa a se proteger.

O que levar em consideração na hora de escolher um notebook

Fonte: HP - Tecnologia @ Negócios

Os notebooks são similares a remédios comuns para gripe: alguns agem rápido e outros duram bastante tempo. Com notebooks, no entanto, é possível personalizar as peças e as especificações da máquina. Como consequência, é importante saber quais são os "ingredientes" principais e o quanto de cada um deles será necessário para satisfazer suas necessidades, agora e no futuro. A primeira pergunta que você deve fazer a si mesmo é: para que usarei o notebook?

Tamanho
É aí que está: tamanho não importa. Sim, o notebook menor, mais fino e mais leve é ultraportátil. Mas também ultralimitado em desempenho e no que ele pode fazer. Essas máquinas são básicas, adequadas para tarefas simples como digitar textos, navegar na Internet e ler e-mails. Se você não precisa de nada além disso, um desses "netbooks" seria ideal para você. Por outro lado, notebooks excessivamente grandes, com telas maiores e imagens em resoluções mais altas, são muito mais do que substitutos do desktop - não é recomendável se quiser carregá-lo com você no dia a dia. Com a configuração correta, contudo, eles podem ser adequados para suas necessidades gráficas exigentes. A maior parte dos usuários optará pelo perfeito equilíbrio entre tamanho e desempenho.

Processador (CPU)
O processador determina a velocidade com que o notebook executará aplicativos e tarefas. Procure um notebook que tenha um processador com dois núcleos, já que apresentam excelentes capacidades multitarefas. Processadores com três a quatro núcleos terão melhor poder de desempenho, principalmente em se tratando de aplicativos exigentes, como os de edição de vídeos. Contudo, a maioria dos usuários não aproveitam as vantagens dessa potência absoluta.

Memória (RAM)
Na linguagem dos computadores, a "memória" tem um significado um pouco diferente daquele com o qual estamos acostumados, embora ambos tenham o mesmo nível de importância. Quanto mais memória seu notebook tiver, mais aplicativos poderão ser executados de uma vez e melhor será o desempenho da máquina. Notebooks com 2 GB de RAM são ideais, junto com a opção de adicionar mais memória. Os notebooks pré-carregados com mais memória existem, mas é melhor adquirir um notebook com menos RAM, para começar, e adicionar mais posteriormente se achar que o desempenho do computador está deixando a desejar. Incluída desde o início ou adicionada com o passar do tempo, uma maior quantidade de RAM estende a vida útil do notebook. Apenas certifique-se de que a configuração interna permite atualização.

Disco rígido
Quanto maior o disco rígido, mais dados poderão ser armazenados no notebook. Até mesmo os menores notebooks oferecem 80 GB de espaço de armazenamento, o que seria suficiente para trabalhar com e-mails, bancos de dados, planilhas e outros documentos de trabalho. Se você instala todos os programas gratuitos que se depara, usa o computador para armazenar vídeos e fotografias e baixa várias músicas e filmes, você deve optar por um disco rígido maior – de, no mínimo, 500 GB. Além dos tamanhos diferentes, os discos rígidos também apresentam diferentes velocidades. Os discos rígidos giram em velocidades que variam entre 5.400 e 10.000 RPM, com as velocidades mais rápidas obviamente proporcionando acesso mais rápido aos dados. Um disco rígido rápido tem capacidade de aprimorar o tempo que leva para abrir um programa ou iniciar o Windows®, mas somente de forma marginal. Até mesmo a maior parte dos discos de 5.400 RPM costumam funcionar bem para a maioria dos usuários, mas um de 7.200 RPM seria o ideal, se possível. Usuários que fazem questão de um bom desempenho devem procurar discos rígidos de 10.000 RPM.

Vida útil da bateria
Para realmente aproveitar as vantagens da mobilidade de um notebook, verifique se ele tem vida útil de bateria suficiente para evitar ter dores de cabeça tentando encontrar uma tomada. Baterias com seis ou nove células são os tamanhos comuns para notebooks. Baterias com 12 células também estão disponíveis. Quando maior a bateria, mais tempo ela durará. Ao mesmo tempo, quanto maior o notebook, mais energia será necessária para alimentá-lo.