Pense em sua última apresentação de negócios. Você estava com pressa para concluí-la dentro do tempo estabelecido? Você conseguiu transmitir a sua mensagem sem ler nos slides palavra por palavra? Seu público estava vidrado em você ou prestes a dormir?
No mundo dos negócios, em que as apresentações são a forma mais popular de comunicação em grupo, uma apresentação cuidadosamente elaborada no Microsoft® PowerPoint pode ser a diferença entre o sucesso e uma briga. Abaixo, há algumas dicas que farão sua apresentação ficar mais impressionante e mais objetiva.
Organize sua apresentação
Organização é a chave para qualquer projeto de negócios, mas especialmente ao elaborar uma apresentação no PowerPoint. Afinal, casa limpa, mente limpa. Eis algumas dicas para estruturar um PPT organizado.
- Antes de começar, planeje sua apresentação esquematizando a estrutura ou os assuntos em um rascunho.
- Assim que organizar o fluxo, construa a estrutura da sua apresentação, dividindo os assuntos em capítulos e separando cada capítulo com um slide de transição limpo e corretamente intitulado.
- Os slides de resumo podem ser uma ótima maneira de rever a grande quantidade de assuntos e imagens, mas use-os com moderação. Pense nos pontos da apresentação que você deseja que o público compare ou chegue a uma conclusão; os slides de resumo podem ser uma maneira inteligente de facilitar a tomada de decisões.
Elaborar slides limpos
Após ter estruturado a apresentação, é hora de desenvolvê-la. Lembre-se: o ponto principal de qualquer apresentação é fornecer conteúdo para o público. Mas principalmente na arte do PowerPoint, o menos sempre é mais. Tente aplicar essas dicas de desenvolvimento de conteúdo para deixar sua mensagem bem direta.
- Evite modelos pré-elaborados, sempre que possível. Os modelos podem fazer você sentir como se precisasse preencher os slides com os espaços fornecidos. Em vez disso, pense na mensagem principal de cada slide e desenvolva-os desde o início para transmitir a mensagem.
- Limite o texto. Não há necessidade de escrever sentenças ou parágrafos completos em um slide. Use palavras-chave e concentre-se em usar verbos de ação e palavras de poder. Se você acabar tendo de colocar negrito, sublinhado ou itálico no conteúdo para dar ênfase, você simplesmente se excedeu na quantidade de texto.
- Use gráficos ou imagens com moderação. Recursos visuais em excesso no slide confundem o público e faz com que eles se concentrem em decifrar as imagens, em vez de se concentrarem no que você está dizendo.
- Limite ou elimine o uso de animações. Claro, eles podem ser legais e consolidar muitas informações em um único slide, mas podem fazer sua audiência se concentrar na ação da tela, em vez de se concentrarem no que você está dizendo.
Mostrar e explicar
Agora que os slides foram elaborados, volte e pense em como você poderia enxugar sua apresentação ainda mais. Cada apresentação verdadeiramente bem-sucedida de PowerPoint consiste no equilíbrio entre o que você diz e o que você mostra. Use essas dicas para encontrar a combinação ideal entre mostrar e explicar.
- Finja que você fará a apresentação sem nenhum slide. Como você ajustaria sua narração para compensar? Agora, comece adicionando somente os slides que ajudam você a destacar, e não repetir, os pontos que você falará em voz alta.
- Nunca leia diretamente dos slides; sua narração deverá contar a história com suas próprias palavras.
- Deixe os slides curtos e claros; seu público deve entender o assunto de cada slide em três segundos. Se isso não for possível, há conteúdo em excesso.
- Use as notas do orador na parte inferior de cada slide usando a ferramenta de acionamento acima da barra de rolagem horizontal (ou acesse a adapte as notas abrindo a tela de visualização "Anotações"). Isso permitirá que você organize seus pensamentos e que você os veja na tela do apresentador, mas eles não serão exibidos para o público no projetor ou segundo monitor.
- Corte slides e seja flexível com sua narração. Não se pode excluir slides às pressas, mas é possível estender ou encurtar seu diálogo para se manter dentro do tempo estabelecido.
Dica para PowerPoint Pro: Domine o slide oculto
Há muita informação incluído em seu PowerPoint? Você pode ser tentado a excluir slides e perder informações para sempre. Porém há uma maneira mais inteligente de manter suas informações intactas, mas reduzir o número de slides exibidos.
Usar a função de slide oculto é uma maneira inteligente de consolidar informações e ser mais flexível no tamanho de sua apresentação. Informações secundárias ou aprofundadas podem ser ocultadas, de forma que não sejam exibidas na apresentação de slides principal, mas possam ser acessadas caso sejam necessárias para ilustrar um ponto com mais detalhes de última hora.
Quando você oculta um slide, ele permanece no arquivo embora não seja visto quando se executa a apresentação no modo Apresentação de Slides. É possível ativar e desativar a opção "Slide Oculto" individualmente para cada slide da apresentação. Saiba como:
- No painel que contém as guias Slides e Tópicos, clique na guia "Slides".
- Execute uma das seguintes ações:
- Para ocultar um slide, clique com o botão direito no slide que deseja ocultar e clique em "Ocultar Slide". O ícone de slide oculto aparecerá com o número do slide no interior, ao lado do slide que você ocultou.
- Para exibir um slide que você ocultou, clique com o botão direito naquele que deseja exibir e clique em "Ocultar Slide" novamente para fazê-lo reaparecer.
Dica rápida: Se você estiver no modo Apresentação de Slides e decidir que deseja exibir um slide oculto, é possível clicar com o botão direito do mouse no slide atual, clicar em "Ir para o Slide" e depois clicar no slide que você deseja reexibir na apresentação visual.
Dica para PowerPoint Pro: Usar o Modo de Exibição do Apresentador
Você sempre se perguntou se há alguma maneira de ver as notas do apresentador em seu laptop sem mostrá-las para o público? Deseja acessar outros programas ou documentos sem interromper o fluxo de sua apresentação? Há uma maneira simples de fazer esses truques e muito mais: Modo de Exibição do Apresentador.
O Modo de Exibição do Apresentador permite que você:
- Veja suas notas enquanto o público vê a apresentação no monitor ou projetor.
- Atualize sua apresentação ou destaque as passagens essenciais em tempo real
- Acesse outros aplicativos ou documentos sem que o seu público veja
- Pule para algum slide da apresentação clicando na miniatura do slide requerido
- Mude a tela do público para preto ou branco usando o botão "Opções da Apresentação de Slides"; esse é útil principalmente quando se deseja dar uma pausa na apresentação em caso de discussões ou sessão de perguntas e respostas
- Avalie a extensão da apresentação e a quantidade de slides que você reviu
Para ativar o Modo de Exibição do Apresentador, basta seguir estas etapas fáceis:
- Configure um monitor ou projetor adicional em seu computador
- Clique na guia "Apresentação de Slides" na faixa de opções
- Marque a caixa "Usar Modo de Exibição do Apresentador" no grupo Monitores
- Clique na seta da lista "Mostrar Apresentação em:" e selecione o monitor no qual você deseja exibir a apresentação para o público
- Com o Modo de Exibição do Apresentador ativado, pressione F5 para iniciar a exibição de slides.
OBSERVAÇÃO: Se você não tiver dois monitores configurados no computador, será exibida uma mensagem pop-up de erro. É possível usar o Modo de Exibição do Apresentador apenas com dois ou mais monitores.
Por fim, o Microsoft PowerPoint é uma ferramenta de comunicação incrivelmente útil, mas somente se você utilizá-la para enriquecer sua apresentação, não sobrecarregá-la de informações. Se existe uma regra-chave que se deve ter em mente, ela é: o menos é mais. Mantenha sua apresentação visualmente curta e inteligente, e você será surpreendido pela maneira como os roncos se transformarão em aplausos.
*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office PowerPoint 2010 (Windows), mas outras versões oferecem funcionalidades idênticas ou parecidas. Os menus e o desempenho podem ser diferentes. Microsoft e PowerPoint são marcas comerciais registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países.
