Imagine que você é um gerente de vendas de uma grande cadeia de varejo na Europa. De repente, seu colega do financeiro ficou gripado bem no período do relatório de vendas mensais. Seu chefe precisa dos números na mesa dele amanhã de manhã e seu colega deixou um monte de dados bagunçados para você organizar. Parece que você terá que cancelar aquele jantar com seu amigo que planejou hoje.
Ou talvez não. Para sua sorte, você lembrou de algumas dicas de Microsoft® Excel® que podem ajudá-lo a ter esse trabalho feito em pouco tempo. Com algumas dicas espertas para organizar até mesmo a planilha mais desarrumada, você pode colocar a bagunça em ordem com menos estresse do que o esperado. Saiba como:
Dica 1: Texto para colunas
Digamos que você quer criar uma lista das lojas da empresa, com o local e a receita diária. Primeiro, importe um grande conjunto de dados do seu software de controle, que pode ser semelhante a isso:
É uma bagunça, mas não entre em pânico. Você não precisa ir de linha em linha e dividir o conjunto de dados em colunas separadas. O pessoal esperto da Microsoft resolveu isso e implantou no Excel uma ferramenta que o ajudará a limpar todos esses dados com apenas alguns cliques.
Etapa 1. Selecione a coluna com os dados.
Etapa 2. Vá para a faixa de opções “Dados” e clique em “Texto para colunas”.
Etapa 3. Clique em “Delimitado” e em “Avançar”.
Etapa 4. Escolha a marca que indica o final das colunas (em nosso exemplo usamos vírgula, então clique em “Vírgula”) e clique em “Concluir”.
O resultado obtido é uma tabela em ordem, pronta para mais edições:
Dica 2: Colar especial: “Transpor”
Agora é o momento de deixar a planilha mais legível para seu chefe.
Em artigos anteriores, descrevemos as possibilidades mágicas da função “Colar especial”, mas isso foi só o começo. Uma dica adicional para ajudá-lo neste caso seria a função “Transpor”, que poupa bastante tempo e nervos para qualquer um que já tenha enfrentado o problema de converter colunas em linhas ou vice-versa.
Vamos imaginar que você ainda esteja trabalhando com o mesmo conjunto de dados. Só que agora você quer que os locais das lojas sejam os títulos de coluna e a receita diária fique em linhas. Saiba como:
Etapa 1. Primeiro, selecione as células que deseja converter (neste exemplo, escolha todas as três colunas com os dados) e copie-as (Ctrl+C).
Etapa 2. Selecione a célula em que deseja colocar seus dados e pressione o botão direito do mouse.
Etapa 3. Escolha a função “Colar especial” na lista exibida.
Etapa 4. Clique em “Transpor” e em “OK”.
Este é o resultado obtido: uma planilha corretamente ordenada, que permite a seu chefe percorrer as lojas da esquerda para a direita e rolar para baixo para ver a receita ao longo do tempo.
Dica 3: Personalizar classificação
Você está quase lá, e o relógio está correndo. Mas seu chefe precisa dos dados apresentados de uma maneira bastante específica. Seu chefe pediu para que organizasse a receita com as três lojas melhor estabelecidas listadas no início. Isso significa que você precisa listar a loja principal primeiro, depois as duas lojas alemãs e todo o resto listado alfabeticamente.
Infelizmente, você não poderá usar a função “Classificar” padrão, já que os dados que deseja organizar estão em colunas (e não em linhas) e seu chefe não quer o relatório em nenhuma ordem padrão.. Parece que a única maneira é fazer tudo isso manualmente... Calma, não é assim! Há algumas possibilidades adicionais na função Classificar que podem economizar tempo, especialmente se você precisar reutilizar esta classificação personalizada em mais de uma tabela.
Etapa 1. Selecione os dados (sem a linha com os cabeçalhos) que deseja classificar.
Etapa 2. Vá para a faixa de opções “Dados” e clique na função “Classificar”.
Etapa 3. Clique em “Opções”, marque “Classificar da esquerda para direita”, e clique em “OK”.
Etapa 4. Escolha a linha a partir da qual você deseja organizar os dados.
Etapa 5. Na lista suspensa “Ordem”, escolha “Personalizar classificação”.
Etapa 6. Digite a nova ordem que deseja usar. Certifique-se de separar cada novo valor com uma vírgula. No nosso exemplo, a tabela ficará assim:
Etapa 7. Clique em “OK”.
Como consequência, você obterá o que segue. Como se poder ver, a loja principal está listada primeiro, seguida por Munique e Frankfurt, e depois todo o resto.
Timing perfeito: a planilha está correta e você tem tempo suficiente para ir jantar com seu amigo. Seu chefe o cumprimenta com gratidão à medida que você sai do recinto, mas você sabe que todo esse trabalho duro foi realizado com algumas dicas simples do Excel.
*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows), mas outras versões do Excel oferecem funcionalidades idênticas ou parecidas. (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e Excel são marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países.
